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Management Summary

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Illegales und unethisches Verhalten ist für Unternehmen ein ernstzunehmendes Problem. Hinweise von Mitarbeitenden und weiteren Anspruchsgruppen spielen eine bedeutende Rolle bei der Prävention und Aufdeckung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften oder interne Regeln und Werte. Zahlreiche Unternehmen haben dies bereits erkannt und Meldestellen für Hinweise zu Missständen eingerichtet, um Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und Sanktionen, Strafzahlungen und Reputationsschäden abzuwenden. Gleichzeitig herrscht bei vielen Unternehmen immer noch Unsicherheit darüber, wie eine zielführende Meldestelle eingeführt und ausgestaltet werden sollte.

Die vorliegende Studie liefert Antworten und wissenschaftlich fundierte Erkenntnisse zu Whistleblowing und Meldestellen. Nach dem Report zu Meldestellen in Schweizer Unternehmen, den die Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur in Kooperation mit der EQS Group im vergangenen Jahr publiziert hat, wurden die Untersuchungen für den Whistleblowing Report 2019 auf Deutschland, Frankreich und Großbritannien ausgeweitet. Aber auch inhaltlich ist der Report deutlich umfassender: Er zeigt unter anderem auf, inwiefern Unternehmen in diesen vier Ländern von Missständen betroffen sind und wie beziehungsweise warum Meldestellen als Aufdeckungs- und Präventionsinstrument eingesetzt werden. Darüber hinaus geht er der Frage nach, wie effektive Meldestellen ausgestaltet und kommuniziert werden können und welchen Nutzen Unternehmen daraus ziehen.

An der Online-Befragung, die der Studie zugrunde liegt, haben 331 britische, 352 deutsche, 344 französische und 365 Schweizer Unternehmen teilgenommen, wobei sich die Stichprobe pro Land zu jeweils rund einem Drittel aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit 20 bis 249 Mitarbeitenden und zu zwei Dritteln aus Großunternehmen (ab 250 Mitarbeitenden) zusammensetzt. Aufgrund der Stichprobenziehung sind die nachfolgend präsentierten Ergebnisse auf die beiden Unternehmensgrößenklassen verallgemeinerbar.

Hinschauen

Rund 40 Prozent der untersuchten Unternehmen waren 2018 von Missständen betroffen
Rund 40 Prozent der untersuchten Unternehmen waren 2018 von Missständen betroffen.

Verhalten, das gegen geltende gesetzliche Bestimmungen oder gegen die ethischen Vorstellungen einer Gesellschaft verstößt, kommt in mehr als jedem dritten untersuchten Unternehmen vor. Die statistische Analyse verdeutlicht, dass Großunternehmen und international agierende Unternehmen dabei mit höherer Wahrscheinlichkeit betroffen sind. Zudem zeigt sich, dass in Schweizer Unternehmen zwar tendenziell seltener Missstände auftreten, die finanziellen Schäden bei den betroffenen Unternehmen aber in der Regel höher sind als in den drei anderen Ländern.

Vorbeugen und aufdecken

Mehr als jedes zweite untersuchte Unternehmen verfügt über eine Meldestelle.
Mehr als jedes zweite untersuchte Unternehmen verfügt über eine Meldestelle.

Unternehmen ergreifen verschiedene/unterschiedliche Maßnahmen, um illegales oder unethisches Verhalten zu verhindern beziehungsweise frühzeitig zu erkennen. Über alle untersuchten Länder und Unternehmensgrößen hinweg haben fast 60 Prozent der befragten Unternehmen eine Meldestelle implementiert, also einen Meldekanal außerhalb der hierarchisch oder fachlich vorgegebenen Reporting-Linie, über die Hinweisgeber konkrete oder vermutete Missstände melden können. Dabei verfügen Großunternehmen mit einer höheren Wahrscheinlichkeit über ein solches Hinweisgebersystem. Zudem haben Banken und Versicherungen, verglichen mit anderen Branchen, häufiger eine Meldestelle.

Entscheiden

Jedes dritte Unternehmen ohne Meldestelle plant eine solche in den nächsten 12 Monaten einzuführen.
Jedes dritte Unternehmen ohne Meldestelle plant oder diskutiert eine solche in den nächsten 12 Monaten einzuführen.

Die Resultate zeigen, dass es vielfältige Gründe gibt, weshalb Unternehmen eine Meldestelle eingeführt haben. Neben dem Bestreben, finanzielle Schäden zu vermeiden und das Image als ethisches und integres Unternehmen zu verbessern, zählt zu den wichtigsten Motiven, dass die Unternehmen vom Nutzen und der Effektivität dieses Instruments überzeugt sind. Diese Gründe überzeugen offensichtlich auch ein Drittel der Unternehmen ohne Meldestelle, denn sie haben nach eigenen Aussagen die Einführung eines Hinweisgebersystems konkret ins Auge gefasst. Bei den restlichen Unternehmen, vor allem KMU, ist die Implementierung einer Meldestelle bisher noch kein Thema, unter anderem auch weil dies noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Ausgestalten

Unternehmen bieten ihren Hinweisgebern durchschnittlich drei Kanäle zur Kontaktaufnahme an.
Unternehmen bieten ihren Hinweisgebern durchschnittlich drei Kanäle zur Kontaktaufnahme an.

Die effektive Ausgestaltung der Meldestelle ist zentral für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung dieses Instruments. Unternehmen bieten Hinweisgebern durchschnittlich drei unterschiedliche Kanäle an, um mit der im Unternehmen verantwortlichen Stelle in Kontakt zu treten. Auffällig dabei: Die befragten Unternehmen mit spezialisierten Meldekanälen – Hotline/Callcenter, Mobile App, Social Media und webbasierten Meldesystemen – erhalten mehr Meldungen. Weiter adressieren die Meldestellen bei der Mehrheit der Unternehmen neben den Mitarbeitenden eine weitere interne oder externe Anspruchsgruppe. Die statistische Analyse zeigt, dass der mithilfe der Meldestellen aufgedeckte Anteil des finanziellen Schadens umso höher ist, je mehr Anspruchsgruppen Hinweise melden dürfen. Zudem wird deutlich, dass bei rund 60 Prozent der Unternehmen Hinweisgeber ihre Meldungen anonym einreichen können, wobei dies größere und wirtschaftliche erfolgreiche Unternehmen signifikant häufiger und französische deutlich seltener zulassen.

Kommunizieren

Der Anteil des finanziellen Schadens, der dank der Meldestelle aufgedeckt wird, ist umso höher, je breiter über die Meldestelle inhaltlich kommuniziert wird.
Der durch die Meldestelle aufgedeckte finanzielle Schaden ist umso höher, je breiter die Meldestelle kommuniziert wird.

Unternehmen nutzen grundsätzlich zahlreiche Kanäle und vielfältige Botschaften, um ihre Anspruchsgruppen auf ihre Meldestelle aufmerksam zu machen. Die breit abgestützte Kommunikation ist offensichtlich ein Merkmal für den organisationalen Reifegrad einer Meldestelle. Unternehmen, die die Mitarbeitenden und andere Anspruchsgruppen regelmäßig über ihre Meldestelle informieren, konnten einen höheren Anteil des finanziellen Schadens mithilfe der Meldestelle aufdecken. Gleichzeitig fällt auf, dass die Hälfte der befragten Unternehmen mit Meldestelle nur einmalig oder jährlich auf diese hinweist.

Nutzen

Durchschnittlich gehen bei Meldestellen 52 Meldungen pro Jahr ein.
Durchschnittlich gingen bei Meldestellen 52 Meldungen ein.

In allen vier Ländern, in denen die Umfrage durchgeführt wurde, gingen im letzten Jahr bei der Mehrheit der Unternehmen mit einer Meldestelle Meldungen ein. Im Schnitt sind es pro untersuchter Meldestelle 52 Hinweise. Die Wahrscheinlichkeit, dass Meldungen eingehen, ist bei den Großunternehmen wie auch bei auslandsaktiven Unternehmen und Firmen aus dem öffentlichen Sektor höher. Zudem sind spezialisierte Meldekanäle und der Einsatz zahlreicher Kommunikationsmittel Treiber für die Anzahl Meldungen.

Etwa jede zweite Meldung, die bei den untersuchten Unternehmen eingegangen ist, hat sich als relevant und gehaltvoll erwiesen. Meldestellen sind somit ein wirksames Instrument, um illegales und unethisches Verhalten offenzulegen und tragen so auch entscheidend zum Schutz der Unternehmensreputation bei. Missbräuchliche Meldungen, die lediglich opportunistischer Natur sind und dazu dienen, jemanden gezielt anzuschwärzen, sind eher selten, wobei sich diesbezüglich zwischen den Ländern zum Teil deutliche Unterschiede zeigen.

Das anonyme Melden hat entgegen regelmäßig geäußerten Befürchtungen keinen Einfluss auf den Anteil missbräuchlicher Meldungen. Bei Unternehmen, die anonymes Melden ermöglichen, wurden über die Hälfte der Erstmeldungen anonym eingereicht, bei mehr als einem Drittel dieser Fälle wurde die Identität des Hinweisgebers im Verlaufe des weiteren Bearbeitungsprozesses bekannt. Bei Unternehmen mit webbasierten Hinweisgebersystemen, aber auch bei wirtschaftlich erfolgreichen Unternehmen und solchen, die viele Inhalte bezüglich ihrer Meldestelle kommunizieren, bleibt die Anonymität der Hinweisgeber häufiger gewahrt.

Profitieren

Rund ein Drittel der befragten Unternehmen konnte mehr als 60 Prozent des finanziellen Gesamtschadens dank der Meldestelle aufdecken.
Rund ein Drittel der befragten Unternehmen konnte mehr als 60 Prozent des finanziellen Gesamtschadens dank der Meldestelle aufdecken.

Die Resultate der vorliegenden Studie zeigen, dass Unternehmen in vielfältiger Weise von ihrer Meldestelle profitieren. Zum einen konnte 2018 knapp ein Drittel der befragten Unternehmen mehr als 60 Prozent des finanziellen Gesamtschadens dank der Meldestelle aufdecken. Dabei zeigt sich, dass der durch die Meldestelle aufgedeckte Anteil des finanziellen Schadens nicht nur von der Kommunikation beeinflusst wird, sondern auch umso höher ist, je breiter der Adressatenkreis der Meldestelle ist. Zum anderen profitieren die untersuchten Unternehmen mit ihrer Meldestelle neben dem finanziellen Nutzen auch von einer Vielzahl von Vorteilen, die nicht-monetär sind. Dazu gehört in erster Linie ein besseres Compliance-Verständnis bei den Mitarbeitenden. Ebenfalls häufig genannt wurde das gestärkte Image als ethisches und integres Unternehmen sowie verbesserte Prozesse und die Förderung von integrem Verhalten.